"Рекомендации по организации приема, передачи, учета, хранения и уничтожения материалов и документов по единому государственному экзамену" // Портал об образовании в России.

Утверждены

письмом Рособрнадзора

от 24.05.2006 N 01-290/08-01

РЕКОМЕНДАЦИИ

ПО ОРГАНИЗАЦИИ ПРИЕМА, ПЕРЕДАЧИ, УЧЕТА,

ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ И ДОКУМЕНТОВ

ПО ЕДИНОМУ ГОСУДАРСТВЕННОМУ ЭКЗАМЕНУ

1. Область применения

1.1. Настоящие рекомендации (далее - рекомендации) разработаны в целях обеспечения надлежащего порядка приема, передачи, хранения и уничтожения материалов и документов единого государственного экзамена (далее - ЕГЭ), организации соответствующего учета и отчетности, обеспечения информационной безопасности при проведении ЕГЭ.

1.2. Рекомендации разработаны в соответствии с требованиями федеральных нормативных правовых актов, инструкций Рособрнадзора и содержат общие принципы, термины и понятия, связанные с процедурой проведения ЕГЭ и оформлением результатов ЕГЭ.

1.3. Рекомендации предназначены для использования при разработке органами управления образованием субъектов РФ (далее - ОУО) инструкций о порядке учета, передачи и хранения материалов и документов ЕГЭ. При разработке указанных инструкций в соответствии с организационной схемой и технологией проведения ЕГЭ в субъекте РФ ОУО устанавливает порядок взаимодействия и ответственность при организации приема, передачи, хранения и уничтожения материалов и документов ЕГЭ следующих органов и организационных структур:

- муниципальных органов управления образованием (далее - МОУО);

- государственной экзаменационной комиссии субъекта РФ (далее - ГЭК);

- конфликтных комиссий субъектов РФ;

- предметных комиссий (подкомиссий) ГЭК;

- региональных центров обработки информации (далее - РЦОИ);

- первичных пунктов обработки информации (далее - ППОИ);

- пунктов проведения ЕГЭ (далее - ППЭ).

2. Общие положения

2.1. К материалам и документам ЕГЭ относятся:

2.1.1. Экзаменационные материалы, которые включают:

- экзаменационные задания - контрольные измерительные материалы (далее - КИМ), оформленные на различных носителях (бумажный, электронный носители, аудионоситель);

- материалы для оформления ответов участников ЕГЭ - бланки ответов участников ЕГЭ (бумажный, электронный носители), звуковая запись ответов участников ЕГЭ на задания устной части ЕГЭ по иностранным языкам по разделу "Говорение" (аудионоситель, электронный носитель).

2.1.2. Документы из ППЭ о проведении экзамена - протоколы проведения ЕГЭ в ППЭ, справки о допуске на ЕГЭ без пропуска или документа, удостоверяющего личность, акт фиксирования наличия в КИМ полиграфических дефектов и (или) некорректных заданий и др.

2.1.3. Материалы проверки ответов участников ЕГЭ:

- копии бланков ответов участников ЕГЭ на задания с развернутым ответом с удаленными областями регистрации, проставленными локальными номерами бланков и информацией об экспертах, назначенных для проверки этих бланков;

- бланки протоколов проверки экспертом ответов на задания с развернутым ответом с информацией об экспертах и проставленными локальными номерами бланков-копий, проверенных экспертами;

- протоколы оценивания устных ответов участников ЕГЭ по иностранным языкам по разделу "Говорение".

2.1.4. Протоколы ГЭК о результатах ЕГЭ.

2.1.5. Апелляционные материалы:

- апелляции;

- журналы (листы) регистрации апелляций;

- заключения комиссий, создаваемых уполномоченными представителями ГЭК, о результатах служебных расследований по апелляциям о нарушении процедуры проведения ЕГЭ;

- заключения экспертов о правильности оценивания ответов на задания по апелляциям о несогласии с выставленными баллами (отметками по ЕГЭ);

- протоколы конфликтной комиссии о рассмотрении апелляций.

2.1.6. Бланки свидетельств о результатах ЕГЭ.

2.1.7. Ведомости учета выдачи свидетельств о результатах ЕГЭ и их дубликатов.

2.1.8. Акт приемки-передачи различных материалов и документов.

2.2. Формы и комплектация материалов и документов ЕГЭ согласованы и (или) утверждены Рособрнадзором инструкциями по соответствующим технологиям проведения ЕГЭ (далее - инструкции) и могут иметь отличия в зависимости от используемой технологии (приложение 1).

Иные документы, формы которых не утверждены инструкциями, субъекты РФ разрабатывают и утверждают самостоятельно.

2.3. До заполнения бланки документов именуются первичными документами ЕГЭ.

2.4. Указанные документы являются документами строгой отчетности и хранятся в порядке, исключающем доступ к ним посторонних лиц.

2.5. Материалы и документы ЕГЭ являются материальными ценностями.

2.6. Лица, осуществляющие приемку, доставку и хранение материалов и документов ЕГЭ, являются материально ответственными лицами и несут материальную ответственность за вверенные им ценности в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

3. Приемка

3.1. Экзаменационные материалы поступают в субъект РФ из организации, осуществляющей на федеральном уровне организационно-технологическое обеспечение проведения ЕГЭ (далее - Федеральный центр тестирования).

3.2. Сроки доставки указанных материалов согласовываются с Федеральным центром тестирования.

3.3. Бланки свидетельств о результатах ЕГЭ поступают в субъект РФ из организаций, осуществляющих по заказу Рособрнадзора тиражирование бланков свидетельств о результатах ЕГЭ и передачу их в субъекты РФ <*>.

------------------------------

<*> См. Инструкцию о порядке хранения, оформления, выдачи и учета свидетельств о результатах ЕГЭ в 2006 - 2007 годах, а также письмо Рособрнадзора от 10.05.2006 N 01-254/08-01 "Об апробации технологии распечатки свидетельств о результатах ЕГЭ в субъектах Российской Федерации".

3.4. Поступление материальных ценностей оформляется актами приемки-передачи, формы которых также установлены инструкциями (см. п. 4.3 и 4.4).

3.5. Другие материалы и документы ЕГЭ, указанные в пункте 2.1, формируются в субъекте РФ в ходе подготовки и проведения ЕГЭ в соответствии с инструкциями.

4. Передача

4.1. Правила передачи материалов и документов ЕГЭ поэтапно из одного органа/организационной структуры в другую регламентируются инструкциями.

4.2. Приемка и передача материалов и документов ЕГЭ производятся в соответствии с установленными правилами и с составлением акта приемки-передачи.

4.3. Акт содержит сведения о передаваемых материалах (перечень), их состоянии (дефектах), количестве, целостности упаковки и др.

4.4. Акт подписывают руководители органов и организационных структур передающей и принимающей сторон либо их уполномоченные лица.

4.5. Лица, допускаемые к соответствующим работам с материалами и документами ЕГЭ, несут ответственность за соблюдение режима информационной безопасности служебной и конфиденциальной информации, ставшей им известной в силу выполняемых работ в рамках ЕГЭ.

5. Учет

5.1. По окончании проведения ЕГЭ в субъекте РФ в рамках работ по подведению итогов проведения ЕГЭ в субъекте РФ все организационные структуры передают в соответствии с требованиями инструкций и распорядительными актами ОУО имеющиеся у них материалы и документы ЕГЭ в ОУО (МОУО) или РЦОИ.

ОУО (МОУО) организует работы по учету материалов и документов ЕГЭ, осуществляет приемку материалов и документов ЕГЭ из соответствующих организационных структур, организует отбор и оценку материалов и документов строгой отчетности ЕГЭ, подлежащих длительному и временному хранению, размещение на хранение и уничтожение материалов, не подлежащих хранению.

5.2. ОУО субъекта РФ рекомендуется разработать и утвердить перечень материалов и документов строгой отчетности ЕГЭ с указанием видов и сроков хранения. В данный перечень рекомендуется включить материалы и документы, определенные пунктом 2.1 рекомендаций, и иные документы, образующиеся в деятельности по организации ЕГЭ в субъекте РФ.

Перечень документов строгой отчетности, образующихся при проведении ЕГЭ, определяется в соответствии с инструкциями и на основе Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 27.10.2002).

5.3. Отбор и оценка с целью определения значимости материалов и документов ЕГЭ на основании утвержденного ОУО перечня материалов и документов строгой отчетности ЕГЭ проводятся экспертной комиссией, назначаемой ОУО по согласованию с ГЭК.

5.4. Создание, функции и полномочия, порядок работы экспертных комиссий могут определяться в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (утверждены Росархивом 06.02.2002).

5.5. Результат работы экспертной комиссии оформляется актом, утверждаемым руководителем ОУО.

В целях определения видов и значимости документов, подлежащих передаче в архив, следует руководствоваться Федеральными законами от 29.12.94 N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" и от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

5.6. По окончании работ по ЕГЭ ОУО направляет в Рособрнадзор сводную справку об использовании экзаменационных материалов (приложение 2).

6. Хранение

6.1. Особенности хранения документов строгой отчетности ЕГЭ определяются инструкциями.

6.2. Сроки хранения (начало и конец) материалов и документов ЕГЭ определяются с учетом сроков проведения ЕГЭ в субъекте РФ (приложение 3).

6.3. Временное хранение экзаменационных материалов до даты проведения экзамена осуществляет ОУО либо по его поручению РЦОИ.

6.4. Хранение экзаменационных материалов осуществляется в специально выделенных и оборудованных помещениях или металлических шкафах, позволяющих обеспечить сохранность материальных ценностей и соблюдение режима информационной безопасности ЕГЭ, а также в порядке, исключающем доступ к ним посторонних лиц.

6.5. Иные документы, регулирующие деятельность органов и организационных структур в рамках проведения ЕГЭ: нормативные правовые акты, инструктивно-методические материалы, решения, протоколы, справки и т.п. хранятся в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.88).

7. Уничтожение

7.1. По истечении сроков хранения материалы и документы строгой отчетности ЕГЭ, включая остатки первичных материалов и бланков документов строгой отчетности ЕГЭ, в установленном порядке подлежат уничтожению. Списание к уничтожению производится на основании акта об уничтожении, составляемого экспертной комиссией. Уничтожение производится по распоряжению руководителя ОУО (МОУО) или РЦОИ.

7.2. Дальнейшее использование материалов и документов строгой отчетности ЕГЭ в практических целях не допускается.

Приложение 1

к Рекомендациям по организации

приема, передачи, учета, хранения

и уничтожения материалов и документов

по единому государственному экзамену

ФОРМЫ

И КОМПЛЕКТАЦИЯ МАТЕРИАЛОВ И ДОКУМЕНТОВ ЕГЭ

ПО РАЗНЫМ ТЕХНОЛОГИЯМ ПРОВЕДЕНИЯ ЕГЭ <*>

┌────────────────┬────────────────────────┬──────────────────────┐

│ Материалы/ │ Базовая технология │Технология проведения │

│ документы ЕГЭ │ проведения ЕГЭ │ ЕГЭ с использованием │

│ │ │ АИС "Экзамен" │

├────────────────┼────────────────────────┼──────────────────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │

├────────────────┼────────────────────────┼──────────────────────┤

│1. │В одном спецпакете: │Спецпакеты с КИМ; │

│Экзаменационные │ КИМ; │именные бланки ответов│

│материалы │ бланк регистрации; │"A, B" и "C" в │

│ │ бланк ответов N 1; │спецпакетах с │

│ │ бланк ответов N 2. │комплектом │

│ │Дополнительно для │документации для │

│ │проведения ЕГЭ по │аудитории ППЭ; │

│ │иностранным языкам: │дополнительные │

│ │ аудиокассеты с │(неименные) бланки │

│ │ записями текстов для │ответов "C" в │

│ │ раздела "Аудирование" │спецпакете с │

│ │ в спецпакетах на │комплектом │

│ │ письменную часть; │документации для │

│ │ чистые аудиокассеты │руководителя ППЭ. │

│ │ для записи устных │Дополнительно для │

│ │ ответов участников ЕГЭ│проведения ЕГЭ по │

│ │ в спецпакетах на │иностранным языкам: │

│ │ устную часть; │ аудиокассеты с │

│ │ задания по устной │ записями текстов для│

│ │ части в спецпакетах на│ раздела │

│ │ устную часть │ "Аудирование" в │

│ │ │ спецпакетах с КИМ на│

│ │ │ письменную часть; │

│ │ │ спецпакеты с КИМ на │

│ │ │ устную часть; │

│ │ │ чистые аудионосители│

│ │ │ (аудиокассеты, │

│ │ │ диктофоны) в │

│ │ │ комплекте │

│ │ │ документации │

│ │ │ для руководителя │

│ │ │ ППЭ; │

│ │ │ бланки для устной │

│ │ │ части в комплекте │

│ │ │ документации для │

│ │ │ аудитории ППЭ │

├────────────────┼────────────────────────┼──────────────────────┤

│2. Протоколы │Протокол готовности │Протокол распределения│

│проведения ЕГЭ в│ППЭ (форма 1-ППЭ); │вариантов КИМ по │

│ППЭ и │список распределения │аудиториям ППЭ │

│сопутствующие им│выпускников │(форма ПФ-4); │

│материалы │(поступающих) по │протокол выдачи │

│ │аудиториям │дополнительного бланка│

│ │(форма 5-ППЭ); │ответов "C" │

│ │список выпускников по │(форма ПФ-7); │

│ │классам с указанием │протокол фиксирования │

│ │номеров аудиторий │отсутствия документа, │

│ │(форма 6-ППЭ); │удостоверяющего │

│ │протокол распределения │личность участника │

│ │организаторов по │экзамена │

│ │аудиториям ППЭ │(форма ПФ-8); │

│ │(форма 7-ППЭ); │протокол контроля │

│ │протокол идентификации │качества КИМ в ППЭ │

│ │личности выпускника │(форма ПФ-20); │

│ │при отсутствии у него │справка "Распределение│

│ │паспорта (форма 8-ППЭ); │участников экзамена по│

│ │протокол допуска │аудиториям ППЭ" │

│ │участника ЕГЭ, │(форма СФ-8); │

│ │прибывшего на единый │ведомость │

│ │государственный экзамен │распределения │

│ │без пропуска │участников экзамена по│

│ │(форма 9-ППЭ); │аудиториям ППЭ │

│ │протокол проведения │(форма ВФ-6); │

│ │ЕГЭ в ППЭ с приложением │ведомость входа │

│ │(форма 13-ППЭ) │участников экзамена в │

│ │ │аудиторию ППЭ │

│ │ │(форма ВФ-7); │

│ │ │ведомость проведения │

│ │ │экзамена (форма ВФ-8);│

│ │ │протокол исправления │

│ │ │ошибки в │

│ │ │регистрационных данных│

│ │ │участника экзамена │

│ │ │(форма ПФ-25). │

│ │ │Дополнительно для │

│ │ │проведения ЕГЭ по │

│ │ │иностранным языкам: │

│ │ │ ведомость проведения│

│ │ │ устной части │

│ │ │ экзамена │

│ │ │ (форма ВФ-11); │

│ │ │ ведомость учета │

│ │ │ бланков проверки и │

│ │ │ аудионосителей │

│ │ │ (форма ВФ-12); │

│ │ │ ведомость │

│ │ │ аудионосителя │

│ │ │ (форма ВФ-10) │

├────────────────┼────────────────────────┼──────────────────────┤

│3. Материалы │Бланки-копии (форма │Бланки проверки │

│предметных │2РЦОИ); │ответов на задания │

│комиссий │бланки-протоколы │типа "C"; бланк │

│ │(формы 3РЦОИ и 4РЦОИ); │проверки устной части │

│ │бланки оценивания устных│ │

│ │ответов участников ЕГЭ │ │

│ │по иностранным языкам по│ │

│ │разделу "Говорение" │ │

├────────────────┼────────────────────────┼──────────────────────┤

│4. Материалы │Апелляция по процедуре │Апелляция по процедуре│

│конфликтной │проведения БГЭ │проведения ЕГЭ (форма │

│комиссии │(форма 2-ППЭ); │ПФ-30); │

│ │апелляция по результатам│апелляция по │

│ │ЕГЭ (форма 1-АП); │результатам ЕГЭ (форма│

│ │заключение о результатах│ПФ-15); │

│ │служебного расследования│заключение о │

│ │по апелляции по │результатах служебного│

│ │процедуре (форма 3-ППЭ);│расследования по │

│ │протоколы утверждения │апелляции по процедуре│

│ │результатов рассмотрения│(форма ПФ-29); │

│ │апелляций (формы 2-АП, │протоколы утверждения │

│ │3-АП) │результатов │

│ │ │рассмотрения апелляций│

│ │ │(формы ПФ-26, ПФ-27, │

│ │ │ПФ-28) │

├────────────────┼────────────────────────┼──────────────────────┤

│5. Акты приемки-│Акты приемки-передачи │Протокол │

│передачи │(форма 14-ППЭ) │приема/передачи │

│ │ │комплектов │

│ │ │документации на │

│ │ │экзамен (форма ПФ-19);│

│ │ │протокол передачи │

│ │ │бланков ответов из ППЭ│

│ │ │на обработку в │

│ │ │РЦОИ/ППОИ (форма │

│ │ │ПФ-10); │

│ │ │протокол передачи │

│ │ │материалов из ППЭ на │

│ │ │обработку в │

│ │ │РЦОИ/устная часть │

│ │ │(форма ПФ-31) │

└────────────────┴────────────────────────┴──────────────────────┘

--------------------------------

<*> Субъекты РФ, работающие одновременно по двум разным технологиям проведения ЕГЭ (например, по базовой технологии и в отдельных муниципалитетах по технологии проведения ЕГЭ в труднодоступных и отдаленных местностях), должны проводить учет документов и материалов обеих технологий.

Приложение 2

к Рекомендациям по организации

приема, передачи, учета, хранения

и уничтожения материалов и документов

по единому государственному экзамену

СВОДНАЯ СПРАВКА

ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ЭКЗАМЕНАЦИОННЫХ МАТЕРИАЛОВ ЕГЭ

В 2006 ГОДУ В _____________________________________

(наименование субъекта РФ)

N п/п	____________ (наименова- ние общеоб- разователь- ного пред- мета)	Количество экзаменационных материалов, шт.								Приме- чания
		полученных из организации, осу- ществляющей на федераль- ном уровне организаци- онно-техно- логическое обеспечение ЕГЭ		использован- ных при про- ведении ЕГЭ		с дефектом и (или) испор- ченных		осталось неис- пользованных материалов
		для перво- го этапа (май - июнь)	для второ- го этапа (июль)	на первом этапе (май - июнь)	на втором этапе (июль)	на первом этапе (май - июнь)	на втором этапе (июль)	после первого этапа (май - июнь)	после второ- го этапа (июль)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
1	Контрольные измеритель- ные материа- лы <*>
2	Бланки регистрации
3	Бланки ответов N 1
4	Бланки ответов N 2
5	Аудионосите- ли <**>

Руководитель органа

управления образованием субъекта РФ _______________

(Ф.И.О)

М.П.

--------------------------------

<*> Субъекты РФ, участвующие в ЕГЭ по технологии с использованием АИС "Экзамен", заполняют только первую и при необходимости пятую строку таблицы.

<**> Данная строка заполняется только субъектами РФ, участвующими в проведении ЕГЭ по иностранным языкам.

Приложение 3

к Рекомендациям по организации

приема, передачи, учета, хранения

и уничтожения материалов и документов

по единому государственному экзамену

┌────────────────────────────────┬────────────────┬──────────────┐

│ Материалы и документы ЕГЭ <*> │ Срок хранения │Место хранения│

├────────────────────────────────┼────────────────┼──────────────┤

│1. Использованные │ До 1 апреля │ОУО (МОУО или │

│ экзаменационные задания │следующего года │ РЦОИ) │

├────────────────────────────────┼────────────────┼──────────────┤

│2. Некомплектные, лишние, │ До 1 апреля │ОУО (МОУО или │

│ имеющие полиграфические │следующего года │ РЦОИ) │

│ дефекты или испорченные │ │ │

│ экзаменационные материалы │ │ │

├────────────────────────────────┼────────────────┼──────────────┤

│3. Документы из ППЭ о проведении│ До 1 апреля │ОУО (МОУО или │

│ экзамена │следующего года │ РЦОИ) │

├────────────────────────────────┼────────────────┼──────────────┤

│4. Апелляционные материалы │ До 1 апреля │ ОУО (МОУО) │

│ │следующего года │ │

├────────────────────────────────┼────────────────┼──────────────┤

│5. Использованные материалы для │ С 1 сентября │ ОУО (МОУО) │

│ оформления ответов участников│ текущего года │ │

│ ЕГЭ │ до 1 апреля │ │

│ │следующего года │ │

├────────────────────────────────┼────────────────┼──────────────┤

│6. Использованные материалы │ С 1 сентября │ ОУО (МОУО) │

│ проверки ответов участников │ текущего года │ │

│ ЕГЭ │ до 1 апреля │ │

│ │следующего года │ │

├────────────────────────────────┼────────────────┼──────────────┤

│7. Имеющие полиграфические │ До 1 августа │ ОУО (МОУО) │

│ дефекты или испорченные │ текущего года │ │

│ бланки свидетельств о │ │ │

│ результатах ЕГЭ │ │ │

├────────────────────────────────┼────────────────┼──────────────┤

│8. Неиспользованные бланки │ До 31 декабря │ ОУО (МОУО) │

│ свидетельств о результатах │ текущего года │ │

│ ЕГЭ │ │ │

├────────────────────────────────┼────────────────┼──────────────┤

│9. Ведомости учета выдачи │ 5 лет │ ОУО (МОУО) │

│ свидетельств о результатах │ │ │

│ ЕГЭ │ │ │

├────────────────────────────────┼────────────────┼──────────────┤

│10. Акты приемки-передачи │ 5 лет │ ОУО (МОУО) │

│ материалов и документов │ │ │

├────────────────────────────────┼────────────────┼──────────────┤

│11. Протоколы ГЭК о результатах │ 5 лет │ ОУО │

│ ЕГЭ │ │ │

├────────────────────────────────┼────────────────┼──────────────┤

│12. Внешние носители с │ 5 лет │ РЦОИ (ОУО) │

│ электронными файлами │ │ │

│ обработки │ │ │

└────────────────────────────────┴────────────────┴──────────────┘

--------------------------------

<*> В соответствии с классификацией, приведенной в пункте 2.1 настоящих рекомендаций.