Оставьте ссылку на эту страницу в соцсетях:

Поиск по базе документов:

 

Утверждены

письмом Рособрнадзора

от 24.05.2006 N 01-290/08-01

 

РЕКОМЕНДАЦИИ

ПО ОРГАНИЗАЦИИ ПРИЕМА, ПЕРЕДАЧИ, УЧЕТА,

ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ И ДОКУМЕНТОВ

ПО ЕДИНОМУ ГОСУДАРСТВЕННОМУ ЭКЗАМЕНУ

 

1. Область применения

 

1.1. Настоящие рекомендации (далее - рекомендации) разработаны в целях обеспечения надлежащего порядка приема, передачи, хранения и уничтожения материалов и документов единого государственного экзамена (далее - ЕГЭ), организации соответствующего учета и отчетности, обеспечения информационной безопасности при проведении ЕГЭ.

1.2. Рекомендации разработаны в соответствии с требованиями федеральных нормативных правовых актов, инструкций Рособрнадзора и содержат общие принципы, термины и понятия, связанные с процедурой проведения ЕГЭ и оформлением результатов ЕГЭ.

1.3. Рекомендации предназначены для использования при разработке органами управления образованием субъектов РФ (далее - ОУО) инструкций о порядке учета, передачи и хранения материалов и документов ЕГЭ. При разработке указанных инструкций в соответствии с организационной схемой и технологией проведения ЕГЭ в субъекте РФ ОУО устанавливает порядок взаимодействия и ответственность при организации приема, передачи, хранения и уничтожения материалов и документов ЕГЭ следующих органов и организационных структур:

- муниципальных органов управления образованием (далее - МОУО);

- государственной экзаменационной комиссии субъекта РФ (далее - ГЭК);

- конфликтных комиссий субъектов РФ;

- предметных комиссий (подкомиссий) ГЭК;

- региональных центров обработки информации (далее - РЦОИ);

- первичных пунктов обработки информации (далее - ППОИ);

- пунктов проведения ЕГЭ (далее - ППЭ).

 

2. Общие положения

 

2.1. К материалам и документам ЕГЭ относятся:

2.1.1. Экзаменационные материалы, которые включают:

- экзаменационные задания - контрольные измерительные материалы (далее - КИМ), оформленные на различных носителях (бумажный, электронный носители, аудионоситель);

- материалы для оформления ответов участников ЕГЭ - бланки ответов участников ЕГЭ (бумажный, электронный носители), звуковая запись ответов участников ЕГЭ на задания устной части ЕГЭ по иностранным языкам по разделу "Говорение" (аудионоситель, электронный носитель).

2.1.2. Документы из ППЭ о проведении экзамена - протоколы проведения ЕГЭ в ППЭ, справки о допуске на ЕГЭ без пропуска или документа, удостоверяющего личность, акт фиксирования наличия в КИМ полиграфических дефектов и (или) некорректных заданий и др.

2.1.3. Материалы проверки ответов участников ЕГЭ:

- копии бланков ответов участников ЕГЭ на задания с развернутым ответом с удаленными областями регистрации, проставленными локальными номерами бланков и информацией об экспертах, назначенных для проверки этих бланков;

- бланки протоколов проверки экспертом ответов на задания с развернутым ответом с информацией об экспертах и проставленными локальными номерами бланков-копий, проверенных экспертами;

- протоколы оценивания устных ответов участников ЕГЭ по иностранным языкам по разделу "Говорение".

2.1.4. Протоколы ГЭК о результатах ЕГЭ.

2.1.5. Апелляционные материалы:

- апелляции;

- журналы (листы) регистрации апелляций;

- заключения комиссий, создаваемых уполномоченными представителями ГЭК, о результатах служебных расследований по апелляциям о нарушении процедуры проведения ЕГЭ;

- заключения экспертов о правильности оценивания ответов на задания по апелляциям о несогласии с выставленными баллами (отметками по ЕГЭ);

- протоколы конфликтной комиссии о рассмотрении апелляций.

2.1.6. Бланки свидетельств о результатах ЕГЭ.

2.1.7. Ведомости учета выдачи свидетельств о результатах ЕГЭ и их дубликатов.

2.1.8. Акт приемки-передачи различных материалов и документов.

2.2. Формы и комплектация материалов и документов ЕГЭ согласованы и (или) утверждены Рособрнадзором инструкциями по соответствующим технологиям проведения ЕГЭ (далее - инструкции) и могут иметь отличия в зависимости от используемой технологии (приложение 1).

Иные документы, формы которых не утверждены инструкциями, субъекты РФ разрабатывают и утверждают самостоятельно.

2.3. До заполнения бланки документов именуются первичными документами ЕГЭ.

2.4. Указанные документы являются документами строгой отчетности и хранятся в порядке, исключающем доступ к ним посторонних лиц.

2.5. Материалы и документы ЕГЭ являются материальными ценностями.

2.6. Лица, осуществляющие приемку, доставку и хранение материалов и документов ЕГЭ, являются материально ответственными лицами и несут материальную ответственность за вверенные им ценности в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

 

3. Приемка

 

3.1. Экзаменационные материалы поступают в субъект РФ из организации, осуществляющей на федеральном уровне организационно-технологическое обеспечение проведения ЕГЭ (далее - Федеральный центр тестирования).

3.2. Сроки доставки указанных материалов согласовываются с Федеральным центром тестирования.

3.3. Бланки свидетельств о результатах ЕГЭ поступают в субъект РФ из организаций, осуществляющих по заказу Рособрнадзора тиражирование бланков свидетельств о результатах ЕГЭ и передачу их в субъекты РФ <*>.

------------------------------

<*> См. Инструкцию о порядке хранения, оформления, выдачи и учета свидетельств о результатах ЕГЭ в 2006 - 2007 годах, а также письмо Рособрнадзора от 10.05.2006 N 01-254/08-01 "Об апробации технологии распечатки свидетельств о результатах ЕГЭ в субъектах Российской Федерации".

 

3.4. Поступление материальных ценностей оформляется актами приемки-передачи, формы которых также установлены инструкциями (см. п. 4.3 и 4.4).

3.5. Другие материалы и документы ЕГЭ, указанные в пункте 2.1, формируются в субъекте РФ в ходе подготовки и проведения ЕГЭ в соответствии с инструкциями.

 

4. Передача

 

4.1. Правила передачи материалов и документов ЕГЭ поэтапно из одного органа/организационной структуры в другую регламентируются инструкциями.

4.2. Приемка и передача материалов и документов ЕГЭ производятся в соответствии с установленными правилами и с составлением акта приемки-передачи.

4.3. Акт содержит сведения о передаваемых материалах (перечень), их состоянии (дефектах), количестве, целостности упаковки и др.

4.4. Акт подписывают руководители органов и организационных структур передающей и принимающей сторон либо их уполномоченные лица.

4.5. Лица, допускаемые к соответствующим работам с материалами и документами ЕГЭ, несут ответственность за соблюдение режима информационной безопасности служебной и конфиденциальной информации, ставшей им известной в силу выполняемых работ в рамках ЕГЭ.

 

5. Учет

 

5.1. По окончании проведения ЕГЭ в субъекте РФ в рамках работ по подведению итогов проведения ЕГЭ в субъекте РФ все организационные структуры передают в соответствии с требованиями инструкций и распорядительными актами ОУО имеющиеся у них материалы и документы ЕГЭ в ОУО (МОУО) или РЦОИ.

ОУО (МОУО) организует работы по учету материалов и документов ЕГЭ, осуществляет приемку материалов и документов ЕГЭ из соответствующих организационных структур, организует отбор и оценку материалов и документов строгой отчетности ЕГЭ, подлежащих длительному и временному хранению, размещение на хранение и уничтожение материалов, не подлежащих хранению.

5.2. ОУО субъекта РФ рекомендуется разработать и утвердить перечень материалов и документов строгой отчетности ЕГЭ с указанием видов и сроков хранения. В данный перечень рекомендуется включить материалы и документы, определенные пунктом 2.1 рекомендаций, и иные документы, образующиеся в деятельности по организации ЕГЭ в субъекте РФ.

Перечень документов строгой отчетности, образующихся при проведении ЕГЭ, определяется в соответствии с инструкциями и на основе Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 27.10.2002).

5.3. Отбор и оценка с целью определения значимости материалов и документов ЕГЭ на основании утвержденного ОУО перечня материалов и документов строгой отчетности ЕГЭ проводятся экспертной комиссией, назначаемой ОУО по согласованию с ГЭК.

5.4. Создание, функции и полномочия, порядок работы экспертных комиссий могут определяться в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (утверждены Росархивом 06.02.2002).

5.5. Результат работы экспертной комиссии оформляется актом, утверждаемым руководителем ОУО.

В целях определения видов и значимости документов, подлежащих передаче в архив, следует руководствоваться Федеральными законами от 29.12.94 N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" и от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

5.6. По окончании работ по ЕГЭ ОУО направляет в Рособрнадзор сводную справку об использовании экзаменационных материалов (приложение 2).

 

6. Хранение

 

6.1. Особенности хранения документов строгой отчетности ЕГЭ определяются инструкциями.

6.2. Сроки хранения (начало и конец) материалов и документов ЕГЭ определяются с учетом сроков проведения ЕГЭ в субъекте РФ (приложение 3).

6.3. Временное хранение экзаменационных материалов до даты проведения экзамена осуществляет ОУО либо по его поручению РЦОИ.

6.4. Хранение экзаменационных материалов осуществляется в специально выделенных и оборудованных помещениях или металлических шкафах, позволяющих обеспечить сохранность материальных ценностей и соблюдение режима информационной безопасности ЕГЭ, а также в порядке, исключающем доступ к ним посторонних лиц.

6.5. Иные документы, регулирующие деятельность органов и организационных структур в рамках проведения ЕГЭ: нормативные правовые акты, инструктивно-методические материалы, решения, протоколы, справки и т.п. хранятся в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.88).

 

7. Уничтожение

 

7.1. По истечении сроков хранения материалы и документы строгой отчетности ЕГЭ, включая остатки первичных материалов и бланков документов строгой отчетности ЕГЭ, в установленном порядке подлежат уничтожению. Списание к уничтожению производится на основании акта об уничтожении, составляемого экспертной комиссией. Уничтожение производится по распоряжению руководителя ОУО (МОУО) или РЦОИ.

7.2. Дальнейшее использование материалов и документов строгой отчетности ЕГЭ в практических целях не допускается.

 

 

 

 

 

Приложение 1

к Рекомендациям по организации

приема, передачи, учета, хранения

и уничтожения материалов и документов

по единому государственному экзамену

 

ФОРМЫ

И КОМПЛЕКТАЦИЯ МАТЕРИАЛОВ И ДОКУМЕНТОВ ЕГЭ

ПО РАЗНЫМ ТЕХНОЛОГИЯМ ПРОВЕДЕНИЯ ЕГЭ <*>

 

┌────────────────┬────────────────────────┬──────────────────────┐

   Материалы/      Базовая технология   │Технология проведения │

│ документы ЕГЭ       проведения ЕГЭ     ЕГЭ с использованием │

                                            АИС "Экзамен"    

├────────────────┼────────────────────────┼──────────────────────┤

       1                   2                      3          

├────────────────┼────────────────────────┼──────────────────────┤

│1.              │В одном спецпакете:     │Спецпакеты с КИМ;    

│Экзаменационные │  КИМ;                  │именные бланки ответов│

│материалы         бланк регистрации;    │"A, B" и "C" в       

                  бланк ответов N 1;    │спецпакетах с        

                  бланк ответов N 2.    │комплектом           

                │Дополнительно для       │документации для     

                │проведения ЕГЭ по       │аудитории ППЭ;       

                │иностранным языкам:     дополнительные       

                  аудиокассеты с        │(неименные) бланки   

                  записями текстов для  │ответов "C" в        

                  раздела "Аудирование" │спецпакете с         

                  в спецпакетах на      │комплектом           

                  письменную часть;     │документации для     

                  чистые аудиокассеты   │руководителя ППЭ.    

                  для записи устных     │Дополнительно для    

                 ответов участников ЕГЭ│проведения ЕГЭ по    

                  в спецпакетах на      │иностранным языкам:  

                  устную часть;           аудиокассеты с     

                  задания по устной       записями текстов для│

                  части в спецпакетах на  раздела            

                  устную часть            "Аудирование" в    

                                          спецпакетах с КИМ на│

                                          письменную часть;  

                                          спецпакеты с КИМ на │

                                          устную часть;      

                                          чистые аудионосители│

                                          (аудиокассеты,     

                                          диктофоны) в       

                                          комплекте          

                                          документации       

                                          для руководителя   

                                          ППЭ;               

                                          бланки для устной  

                                          части в комплекте  

                                          документации для   

                                          аудитории ППЭ      

├────────────────┼────────────────────────┼──────────────────────┤

│2. Протоколы    │Протокол готовности     │Протокол распределения│

│проведения ЕГЭ в│ППЭ (форма 1-ППЭ);      │вариантов КИМ по     

│ППЭ и           │список распределения    │аудиториям ППЭ       

сопутствующие им│выпускников             │(форма ПФ-4);        

│материалы       │(поступающих) по        │протокол выдачи      

               │аудиториям              │дополнительного бланка│

                │(форма 5-ППЭ);          │ответов "C"          

                │список выпускников по   │(форма ПФ-7);        

                │классам с указанием     │протокол фиксирования │

                │номеров аудиторий       │отсутствия документа, │

                │(форма 6-ППЭ);          удостоверяющего      

                │протокол распределения  │личность участника   

                │организаторов по        │экзамена             

                │аудиториям ППЭ          │(форма ПФ-8);        

                │(форма 7-ППЭ);          │протокол контроля    

                │протокол идентификации  │качества КИМ в ППЭ   

                │личности выпускника     │(форма ПФ-20);       

                │при отсутствии у него   │справка "Распределение│

                │паспорта (форма 8-ППЭ); │участников экзамена по

                │протокол допуска        │аудиториям ППЭ"      

                │участника ЕГЭ,          │(форма СФ-8);        

                прибывшего на единый    │ведомость            

                │государственный экзамен │распределения        

                │без пропуска            │участников экзамена по

                │(форма 9-ППЭ);          │аудиториям ППЭ       

                │протокол проведения     │(форма ВФ-6);        

                │ЕГЭ в ППЭ с приложением │ведомость входа      

                │(форма 13-ППЭ)          │участников экзамена в

                                        │аудиторию ППЭ        

                                        │(форма ВФ-7);        

                                        │ведомость проведения 

                                        │экзамена (форма ВФ-8);│

                                        │протокол исправления 

                                        │ошибки в             

                                        │регистрационных данных│

                                        │участника экзамена   

                                        │(форма ПФ-25).       

                                        │Дополнительно для    

                                        │проведения ЕГЭ по    

                                        │иностранным языкам:  

                                          ведомость проведения│

                                          устной части       

                                          экзамена           

                                          (форма ВФ-11);     

                                          ведомость учета    

                                          бланков проверки и 

                                          аудионосителей     

                                          (форма ВФ-12);     

                                          ведомость          

                                          аудионосителя      

                                          (форма ВФ-10)       

├────────────────┼────────────────────────┼──────────────────────┤

│3. Материалы    │Бланки-копии (форма     │Бланки проверки      

│предметных      │2РЦОИ);                 │ответов на задания   

│комиссий        │бланки-протоколы        │типа "C"; бланк      

                │(формы 3РЦОИ и 4РЦОИ);  │проверки устной части │

                │бланки оценивания устных                     

                │ответов участников ЕГЭ                       

                │по иностранным языкам по                     

                │разделу "Говорение"                          

├────────────────┼────────────────────────┼──────────────────────┤

│4. Материалы    │Апелляция по процедуре  │Апелляция по процедуре│

│конфликтной     │проведения БГЭ          │проведения ЕГЭ (форма │

│комиссии        │(форма 2-ППЭ);          │ПФ-30);              

                │апелляция по результатам│апелляция по         

                │ЕГЭ (форма 1-АП);       │результатам ЕГЭ (форма│

                │заключение о результатах│ПФ-15);              

                │служебного расследования│заключение о         

                │по апелляции по         │результатах служебного

                │процедуре (форма 3-ППЭ);│расследования по     

                │протоколы утверждения   │апелляции по процедуре│

                │результатов рассмотрения│(форма ПФ-29);       

                │апелляций (формы 2-АП,  │протоколы утверждения │

                │3-АП)                   │результатов          

                                        │рассмотрения апелляций│

                                        │(формы ПФ-26, ПФ-27, 

                                        │ПФ-28)               

├────────────────┼────────────────────────┼──────────────────────┤

│5. Акты приемки-│Акты приемки-передачи   │Протокол             

│передачи        │(форма 14-ППЭ)          │приема/передачи      

                                        │комплектов           

                                        │документации на      

                                        │экзамен (форма ПФ-19);│

                                        │протокол передачи    

                                        │бланков ответов из ППЭ│

                                        │на обработку в       

                                        │РЦОИ/ППОИ (форма     

                                        │ПФ-10);              

                                        │протокол передачи    

                                        │материалов из ППЭ на 

                                        │обработку в          

                                        │РЦОИ/устная часть    

                                        │(форма ПФ-31)         

└────────────────┴────────────────────────┴──────────────────────┘

 

--------------------------------

<*> Субъекты РФ, работающие одновременно по двум разным технологиям проведения ЕГЭ (например, по базовой технологии и в отдельных муниципалитетах по технологии проведения ЕГЭ в труднодоступных и отдаленных местностях), должны проводить учет документов и материалов обеих технологий.

 

 

 

 

 

Приложение 2

к Рекомендациям по организации

приема, передачи, учета, хранения

и уничтожения материалов и документов

по единому государственному экзамену

 

                         СВОДНАЯ СПРАВКА

         ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ЭКЗАМЕНАЦИОННЫХ МАТЕРИАЛОВ ЕГЭ

       В 2006 ГОДУ В _____________________________________

                          (наименование субъекта РФ)

 

 N
п/п

____________
(наименова-
ние общеоб-
разователь-
ного пред- 
мета)      

        Количество экзаменационных материалов, шт.       

Приме-
чания

полученных из
организации,
осу-        
ществляющей 
на федераль-
ном уровне  
организаци- 
онно-техно- 
логическое  
обеспечение 
ЕГЭ         

использован-
ных при про-
ведении ЕГЭ 

с дефектом и  
(или) испор-  
ченных        

осталось неис-
пользованных 
материалов   

для  
перво-
го   
этапа
(май -
июнь)

для  
второ-
го   
этапа
(июль)

  на 
первом
этапе
(май -
июнь)

  на 
втором
этапе
(июль)

  на  
первом
 этапе
(май -
 июнь)

  на  
втором
 этапе
(июль)

 после
первого
 этапа
(май -
 июнь)

после
второ-
го   
этапа
(июль)

 1

     2     

  3  

  4  

  5  

  6  

   7  

   8  

   9  

  10 

  11 

 1

Контрольные
измеритель-
ные материа-
лы <*>

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 2

Бланки     
регистрации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 3

Бланки     
ответов N 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 4

Бланки     
ответов N 2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 5

Аудионосите-
ли <**>

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

    Руководитель органа

    управления образованием субъекта РФ            _______________

                                                      (Ф.И.О)

 

                                           М.П.

 

--------------------------------

<*> Субъекты РФ, участвующие в ЕГЭ по технологии с использованием АИС "Экзамен", заполняют только первую и при необходимости пятую строку таблицы.

<**> Данная строка заполняется только субъектами РФ, участвующими в проведении ЕГЭ по иностранным языкам.

 

 

 

 

 

Приложение 3

к Рекомендациям по организации

приема, передачи, учета, хранения

и уничтожения материалов и документов

по единому государственному экзамену

 

┌────────────────────────────────┬────────────────┬──────────────┐

│ Материалы и документы ЕГЭ <*>  │ Срок хранения  │Место хранения│

├────────────────────────────────┼────────────────┼──────────────┤

│1. Использованные                 До 1 апреля   │ОУО (МОУО или │

   экзаменационные задания      │следующего года │    РЦОИ)     

├────────────────────────────────┼────────────────┼──────────────┤

│2. Некомплектные, лишние,         До 1 апреля   │ОУО (МОУО или │

   имеющие полиграфические      │следующего года │    РЦОИ)    

   дефекты или испорченные                                   

   экзаменационные материалы                                 

├────────────────────────────────┼────────────────┼──────────────┤

│3. Документы из ППЭ о проведении  До 1 апреля   │ОУО (МОУО или │

   экзамена                     │следующего года │    РЦОИ)    

├────────────────────────────────┼────────────────┼──────────────┤

│4. Апелляционные материалы        До 1 апреля     ОУО (МОУО) 

                                │следующего года │             

├────────────────────────────────┼────────────────┼──────────────┤

│5. Использованные материалы для  С 1 сентября    ОУО (МОУО) 

   оформления ответов участников│ текущего года               

   ЕГЭ                            до 1 апреля                

                                │следующего года │             

├────────────────────────────────┼────────────────┼──────────────┤

│6. Использованные материалы       С 1 сентября    ОУО (МОУО) 

   проверки ответов участников  │ текущего года               

   ЕГЭ                            до 1 апреля                

                                │следующего года │             

├────────────────────────────────┼────────────────┼──────────────┤

│7. Имеющие полиграфические        До 1 августа    ОУО (МОУО) 

   дефекты или испорченные      │ текущего года               

   бланки свидетельств о                                     

   результатах ЕГЭ                                           

├────────────────────────────────┼────────────────┼──────────────┤

│8. Неиспользованные бланки      │ До 31 декабря    ОУО (МОУО) 

   свидетельств о результатах   │ текущего года               

   ЕГЭ                                                       

├────────────────────────────────┼────────────────┼──────────────┤

│9. Ведомости учета выдачи            5 лет        ОУО (МОУО) 

   свидетельств о результатах                                

   ЕГЭ                                                       

├────────────────────────────────┼────────────────┼──────────────┤

│10. Акты приемки-передачи            5 лет        ОУО (МОУО) 

    материалов и документов                                  

├────────────────────────────────┼────────────────┼──────────────┤

│11. Протоколы ГЭК о результатах │     5 лет           ОУО     

    ЕГЭ                                                      

├────────────────────────────────┼────────────────┼──────────────┤

│12. Внешние носители с               5 лет        РЦОИ (ОУО) 

    электронными файлами                                     

    обработки                                                

└────────────────────────────────┴────────────────┴──────────────┘

 

--------------------------------

<*> В соответствии с классификацией, приведенной в пункте 2.1 настоящих рекомендаций.

 

 




Законодательство России в сфере образования // Некоммерческий проект про образование в помощь педагогам, студентам, школьникам и их родителям. //

Рейтинг@Mail.ru Яндекс цитирования

Copyright © www.pravoeducation.ru, 2012 - 2024