МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ОБРАЗОВАНИЯ И
НАУКИ
ПИСЬМО
от 31 января 2007 г. N 01-41/08-01
Федеральная служба
по надзору в сфере образования и науки направляет для использования в работе
Рекомендации по организации приема, передачи, учета, хранения и уничтожения
материалов и документов по единому государственному экзамену.
Руководитель
В.А.БОЛОТОВ
Приложение
к письму
Федеральной службы
по надзору в сфере
образования и науки
от 31 января 2007
г. N 01-41/08-01
РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ ПРИЕМА, ПЕРЕДАЧИ, УЧЕТА,
ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ И ДОКУМЕНТОВ
ПО ЕДИНОМУ ГОСУДАРСТВЕННОМУ ЭКЗАМЕНУ
1. Область
применения
1.1. Настоящие
Рекомендации по организации приема, передачи, учета, хранения и уничтожения
материалов и документов по единому государственному экзамену (далее -
рекомендации) разработаны в целях обеспечения надлежащего порядка приема,
передачи, хранения и уничтожения материалов и документов единого государственного
экзамена (далее - ЕГЭ), организации соответствующего учета и отчетности,
обеспечения информационной безопасности при проведении ЕГЭ.
1.2. Рекомендации
разработаны в соответствии с требованиями федеральных нормативных правовых
актов, инструкций Рособрнадзора и содержат общие принципы, термины и понятия,
связанные с процедурами проведения ЕГЭ и оформлением результатов ЕГЭ.
1.3. Рекомендации
предназначены для использования при разработке органами управления образованием
субъектов Российской Федерации (далее - ОУО) инструкций о порядке учета,
передачи и хранения материалов и документов ЕГЭ. При разработке указанных
инструкций в соответствии с организационной схемой и технологией проведения ЕГЭ
в субъекте Российской Федерации ОУО устанавливает порядок взаимодействия и
ответственность при организации приема, передачи, хранения и уничтожения
материалов и документов ЕГЭ следующих органов и организационных структур:
муниципальных
органов управления образованием (далее - МОУО);
государственной
экзаменационной комиссии субъекта Российской Федерации (далее - ГЭК);
конфликтной
комиссии субъекта Российской Федерации;
предметных комиссий
(подкомиссий) ГЭК;
регионального
центра обработки информации (далее - РЦОИ);
первичных пунктов
обработки информации (далее - ППОИ);
пунктов проведения
ЕГЭ (далее - ППЭ).
2. Общие
положения
2.1. К
материалам и документам ЕГЭ относятся:
2.1.1.
Экзаменационные материалы, которые включают:
- экзаменационные
задания - контрольные измерительные материалы (далее - КИМ), оформленные на
различных носителях (бумажный, электронный носитель, аудионоситель);
- материалы для
оформления ответов участников ЕГЭ - бланк ответов участников ЕГЭ (бумажный,
электронный носитель), звуковая запись ответов участников ЕГЭ на задания устной
части ЕГЭ по иностранным языкам по разделу "Говорение"
(аудионоситель, электронный носитель).
2.1.2. Документы из
ППЭ о проведении экзамена - протоколы проведения ЕГЭ в ППЭ, справки о допуске
на ЕГЭ без пропуска или документа, удостоверяющего личность, акт фиксирования
наличия в КИМ полиграфических дефектов и (или) некорректных заданий и другое.
2.1.3. Материалы
проверки ответов участников ЕГЭ:
- копии бланков
ответов участников ЕГЭ на задания с развернутым ответом с удаленными областями
регистрации, проставленными локальными номерами бланков и информацией об
экспертах, назначенных на проверку этих бланков;
- бланки протоколов
проверки экспертом ответов на задания с развернутым ответом с информацией об
экспертах и проставленными локальными номерами бланков-копий, проверенных
экспертами;
- протоколы
оценивания устных ответов участников ЕГЭ по иностранным языкам по разделу
"Говорение".
2.1.4. Протоколы
ГЭК о результатах ЕГЭ.
2.1.5.
Апелляционные материалы:
- апелляции;
- журналы (листы)
регистрации апелляций;
- заключения
комиссий, создаваемых уполномоченными представителями ГЭК, о результатах
служебных расследований по апелляциям о нарушении процедуры проведения ЕГЭ;
- заключения
экспертов о правильности оценивания ответов на задания по
апелляциям о несогласии с выставленными баллами (отметками по ЕГЭ);
- протоколы
конфликтной комиссии о рассмотрении апелляций.
2.1.6. Бланки
свидетельств о результатах ЕГЭ установленного образца.
2.1.7. Ведомости
учета выдачи свидетельств о результатах ЕГЭ и их дубликатов.
2.1.8. Акты об
уничтожении бланков свидетельств о результатах ЕГЭ.
2.1.9. Акты
приемки-передачи различных материалов и документов.
2.2. Формы и
комплектация материалов и документов по ЕГЭ согласованы и/или утверждены
Рособрнадзором инструкциями по вопросам организационно-технологического
обеспечения ЕГЭ (далее - инструкции) и могут иметь отличия в зависимости от
используемой технологии (Приложение 1).
Иные документы,
формы которых не утверждены инструкциями, субъекты Российской Федерации
разрабатывают и утверждают самостоятельно.
2.3. До заполнения
бланки документов именуются первичными документами ЕГЭ.
2.4. Указанные
документы являются документами строгой отчетности и хранятся в порядке,
исключающем доступ к ним посторонних лиц.
2.5. Материалы и
документы ЕГЭ являются материальными ценностями.
2.6. Лица,
осуществляющие приемку, доставку и хранение материалов и документов ЕГЭ,
являются материально-ответственными лицами и несут материальную ответственность
в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации за вверенные им
ценности.
3. Приемка
3.1.
Экзаменационные материалы поступают в субъект Российской Федерации из
организации, осуществляющей на федеральном уровне
организационно-технологическое обеспечение проведения ЕГЭ (далее - Федеральный
центр тестирования).
3.2. Сроки доставки
указанных материалов согласовываются с Федеральным центром тестирования.
3.3. Бланки
свидетельств о результатах ЕГЭ поступают в субъект Российской Федерации из
организаций, осуществляющих по заказу Рособрнадзора тиражирование бланков
свидетельств о результатах ЕГЭ и передачу их в субъекты Российской Федерации.
3.4. Поступление
материальных ценностей оформляется актами приемки-передачи, формы которых также
установлены инструкциями (см. также п. 4.3 и п. 4.4).
3.5. Другие
материалы и документы ЕГЭ, указанные в п. 2.1, формируются в субъекте
Российской Федерации в ходе подготовки и проведения ЕГЭ в соответствии с
инструкциями.
4. Передача
4.1. Правила
передачи материалов и документов ЕГЭ поэтапно из одного органа/организационной
структуры в другой регламентируются инструкциями.
4.2. Приемка и
передача материалов и документов ЕГЭ производятся в соответствии с
установленными правилами и с составлением акта приемки-передачи.
4.3. Акт
содержит сведения о передаваемых материалах (перечень), их состоянии
(дефектах), количестве, целостности упаковки и др.
4.4. Акт
подписывают руководители органов и организационных структур передающей и
принимающей сторон либо их уполномоченные лица.
4.5. Лица,
допускаемые к соответствующим работам с материалами и документами ЕГЭ, несут
ответственность за соблюдение режима информационной безопасности, служебной и конфиденциальной
информации, ставшей им известной в силу выполняемых работ в рамках ЕГЭ.
5. Учет
5.1. По окончании проведения ЕГЭ в субъекте Российской Федерации в
рамках работ по подведению итогов проведения ЕГЭ в субъекте Российской
Федерации все организационные структуры передают в соответствии с требованиями
инструкций и распорядительными актами ОУО имеющиеся у них материалы и документы
ЕГЭ в ОУО (МОУО) или РЦОИ.
ОУО (МОУО)
организует и проводит следующие виды работ по учету материалов и документов
ЕГЭ:
осуществляет
приемку материалов и документов ЕГЭ из соответствующих организационных
структур;
организует отбор и
оценку материалов и документов строгой отчетности по ЕГЭ, подлежащих
длительному и временному хранению;
организует
размещение материалов и документов строгой отчетности на хранение;
проводит
уничтожение материалов, не подлежащих хранению.
5.2. ОУО субъекта
Российской Федерации рекомендуется разработать и утвердить перечень материалов
и документов строгой отчетности ЕГЭ с указанием видов и сроков хранения. В
данный перечень рекомендуется включить материалы и документы, определенные
пунктом 2.1 настоящих рекомендаций, и иные документы, образующиеся в
деятельности по организации ЕГЭ в субъекте Российской Федерации.
Перечень документов
строгой отчетности, образующихся при проведении ЕГЭ, определяется в
соответствии с инструкциями и на основе Перечня типовых управленческих
документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков
хранения (утвержден Росархивом 27.10.2003).
5.3. Отбор и оценка
с целью определения значимости материалов и документов ЕГЭ на основании
утвержденного ОУО перечня документов материалов и документов строгой отчетности
ЕГЭ проводятся экспертной комиссией, назначаемой ОУО по согласованию с ГЭК.
5.4. Создание,
функции и полномочия, порядок работы экспертных комиссий могут определяться на
основе Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением коллегии
Росархива от 06.02.2002).
5.5. Результат
работ экспертной комиссии оформляется актом, утверждаемым руководителем ОУО.
В целях определения
видов и значимости документов, подлежащих передаче в архив, следует
руководствоваться Федеральным законом от 29.12.1994 N 77-ФЗ "Об
обязательном экземпляре документов" и Федеральным законом от 22.10.2004 N
125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
5.6. По окончании
работ по ЕГЭ ОУО направляет в Рособрнадзор сводную справку об использовании
экзаменационных материалов (Приложение 2).
6. Хранение
6.1. Особенности
хранения документов строгой отчетности ЕГЭ определяются инструкциями.
6.2. Сроки хранения
(начало и конец) материалов и документов ЕГЭ определяются с учетом сроков
проведения ЕГЭ в субъекте Российской Федерации (Приложение 3).
6.3. Временное
хранение экзаменационных материалов до даты проведения экзамена осуществляет
ОУО либо по его поручению РЦОИ.
6.4. Хранение
экзаменационных материалов осуществляется в специально выделенных и
оборудованных помещениях или металлических шкафах и др., позволяющих обеспечить
сохранность материальных ценностей, соблюдение режима информационной
безопасности ЕГЭ и хранение в порядке, исключающем доступ к ним посторонних
лиц.
6.5. Иные документы, регулирующие деятельность органов и организационных
структур в рамках проведения ЕГЭ: нормативные правовые акты,
инструктивно-методические материалы, решения, протоколы, справки и другое -
хранятся в соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в
деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений,
организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден Главным
архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.1988).
7.
Уничтожение
7.1. По истечении
сроков хранения материалы и документы строгой отчетности ЕГЭ, включая остатки
первичных материалов и бланков документов строгой отчетности ЕГЭ, в
установленном порядке подлежат уничтожению. Списание к уничтожению производится
на основании акта об уничтожении, составляемого экспертной комиссией.
Уничтожение производится по распоряжению руководителя ОУО (МОУО) или РЦОИ.
7.2. Дальнейшее
использование материалов и документов строгой отчетности ЕГЭ в практических
целях не допускается.
Приложение
1
к Рекомендациям
по организации
приема, передачи,
учета, хранения
и уничтожения
материалов
и документов по единому
государственному
экзамену
ФОРМЫ И
КОМПЛЕКТАЦИЯ МАТЕРИАЛОВ И ДОКУМЕНТОВ ЕГЭ
В РАЗНЫХ
ТЕХНОЛОГИЯХ ПРОВЕДЕНИЯ ЕГЭ <1>
--------------------------------
<1> Субъекты
Российской Федерации, работающие одновременно по двум технологиям проведения
ЕГЭ (например, по базовой технологии и, в отдельных муниципалитетах, по
технологии проведения ЕГЭ в труднодоступных и отдаленных местностях), должны
проводить учет документов и материалов обеих технологий.
|
N
|
Материалы/
документы
ЕГЭ
|
Базовая технология
проведения ЕГЭ
|
Технология
проведения ЕГЭ с
использованием АИС
"Экзамен"
|
|
1.
|
Экзамена-
ционные
материалы
|
В
одном спецпакете:
КИМ,
бланк регистрации,
бланк ответов N 1,
бланк ответов N 2.
Дополнительно для
проведения ЕГЭ по
иностранным языкам:
аудиокассеты с
записями текстов для
раздела "Аудирование"
в спецпакетах на
письменную часть,
чистые аудиокассеты
для записи устных
ответов участников
ЕГЭ в спецпакетах на
устную часть,
задания по устной
части в спецпакетах
на устную часть
|
Спецпакеты
с КИМ,
именные бланки ответов "AB"
и "C" в спецпакетах с
комплектом документации для
аудитории ППЭ,
дополнительные (неименные)
бланки ответов "C" в
спецпакете с комплектом
документации для
руководителя ППЭ.
Дополнительно для
проведения ЕГЭ по
иностранным языкам:
аудиокассеты с записями
текстов для раздела
"Аудирование" в спецпакетах
с КИМ на письменную часть,
спецпакеты с КИМ на устную
часть,
чистые аудионосители
(аудиокассеты, диктофоны) в
комплекте документации для
руководителя ППЭ,
бланки для устной части в
комплекте документации для
аудитории ППЭ
|
|
2.
|
Протоколы
проведения
ЕГЭ в ППЭ и
сопутст-
вующие им
материалы
|
Протокол готовности
ППЭ (форма 1-ППЭ),
список распределения
выпускников
(поступающих) по
аудиториям (форма
5-ППЭ),
список выпускников по
классам с указанием
номеров аудиторий
(форма 6-ППЭ),
протокол
распределения
организаторов по
аудиториям ППЭ (форма
7-ППЭ),
протокол
идентификации
личности выпускника
при отсутствии у него
паспорта (форма
8-ППЭ),
протокол допуска
участника ЕГЭ,
прибывшего на единый
государственный
экзамен без пропуска
(форма 9-ППЭ),
протокол проведения
ЕГЭ в ППЭ
с
приложением (форма
13-ППЭ)
|
Протокол "Распределение
вариантов КИМ по аудиториям
пункта проведения экзамена"
(форма ПФ-4),
протокол выдачи
дополнительного бланка
ответов "C" (форма ПФ-7),
протокол фиксирования
отсутствия документа,
удостоверяющего личность
участника экзамена (форма
ПФ-8),
протокол контроля качества
КИМ в ППЭ (форма ПФ-20),
справка "Распределение
участников экзамена по
аудиториям пункта
проведения экзамена" (форма
СФ-8),
ведомость распределения
участников экзамена по
аудиториям ППЭ (форма
ВФ-6),
ведомость входа участников
экзамена в аудиторию ППЭ
(форма ВФ-7),
ведомость проведения
экзамена (форма ВФ-8),
ПФ-25 "Протокол исправления
ошибки в регистрационных
данных участника экзамена"
Дополнительно для
проведения ЕГЭ по
иностранным языкам:
ВФ-11 "Ведомость проведения
устной части экзамена",
ВФ-12 "Ведомость учета
бланков проверки и
аудионосителей",
ВФ-10 "Ведомость
аудионосителя"
|
|
3.
|
Материалы
предметных
комиссий
|
Бланки-копии
(форма
2РЦОИ),
бланки-протоколы
(формы 3РЦОИ и
4РЦОИ),
бланки оценивания
устных ответов
участников ЕГЭ по
иностранным языкам по
разделу "Говорение"
|
Бланки
проверки ответов на
задания типа "C",
бланк проверки устной части
|
|
4.
|
Материалы
конфликтной
комиссии
|
Апелляция
по
процедуре проведения
ЕГЭ (форма 2-ППЭ),
апелляция по
результатам ЕГЭ
(форма 1-АП),
заключение о
результатах
служебного
расследования по
апелляции по
процедуре (форма
3-ППЭ),
протоколы утверждения
результатов
рассмотрения
апелляций (формы
2-АП, 3-АП)
|
Апелляция
по процедуре
проведения ЕГЭ (форма
ПФ30),
апелляция по результатам
ЕГЭ (форма ПФ15),
заключение о результатах
служебного расследования по
апелляции по процедуре
(форма ПФ29),
протоколы утверждения
результатов рассмотрения
апелляций (формы ПФ26,
ПФ27, ПФ28)
|
|
5.
|
Акты
приемки-
передачи
|
Акты
приемки-передачи
(форма 14-ППЭ)
|
Протокол
приема/передачи
комплектов документации на
экзамен (форма ПФ-19),
протокол передачи бланков
ответов из ППЭ на обработку
в РЦОИ/ППОИ (форма ПФ-10),
протокол передачи
материалов из ППЭ на
обработку в РЦОИ/устная
часть (форма ПФ31)
|
Приложение
2
к Рекомендациям
по организации
приема, передачи,
учета, хранения
и уничтожения
материалов
и документов по единому
государственному
экзамену
Сводная
справка
об использовании
экзаменационных материалов ЕГЭ
_____________________________________________________
(наименование
субъекта Российской Федерации)
|
N
п/п
|
Наименование
общеобразо-
вательного
предмета
|
Количество экзаменационных
материалов, шт.
|
Приме-
чание
|
|
полученных из
организации,
осуществляющей
на федеральном
уровне
организационно-
технологическое
обеспечение ЕГЭ
|
использованных
при проведении
ЕГЭ
|
с дефектом
и/или
испорченных
|
осталось
неиспользован-
ных материалов
|
|
для
первого
этапа
(май -
июнь)
|
для
второго
этапа
(июль)
|
на
первом
этапе
(май -
июнь)
|
на
втором
этапе
(июль)
|
на
первом
этапе
(май -
июнь)
|
на
втором
этапе
(июль)
|
после
первого
этапа
(май -
июнь)
|
после
второго
этапа
(июль)
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
|
1
|
Контрольные
измеритель-
ные мате-
риалы <1>
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2
|
Бланки
регистрации
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3
|
Бланки
ответов N 1
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4
|
Бланки
ответов N 2
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5
|
Аудионоси-
тели <2>
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Руководитель органа управления образованием ___________________
субъекта Российской Федерации (Ф.И.О.)
М.П.
--------------------------------
<1>
Субъекты Российской Федерации, участвующие в ЕГЭ по технологии с использованием
АИС "Экзамен", заполняют только первую и при необходимости пятую
строку таблицы.
<2>
Данная строка заполняется только субъектами Российской Федерации, участвующими
в проведении ЕГЭ по иностранным языкам.
Приложение
3
к Рекомендациям
по организации
приема, передачи,
учета, хранения
и уничтожения
материалов
и документов по единому
государственному
экзамену
СРОКИ
ХРАНЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ И ДОКУМЕНТОВ ЕГЭ
|
Материалы и документы ЕГЭ <1>
|
Срок хранения
|
Место
хранения
|
|
1.
Использованные экзаменационные
задания
|
до
01.04
следующего года
|
ОУО
(МОУО
или РЦОИ)
|
|
2.
Некомплектные, лишние, имеющие
полиграфические дефекты или
испорченные экзаменационные
материалы
|
до
01.04
следующего года
|
ОУО
(МОУО
или РЦОИ)
|
|
3.
Документы из ППЭ о проведении
экзамена
|
до
01.04
следующего года
|
ОУО
(МОУО
или РЦОИ)
|
|
4.
Апелляционные материалы
|
до
01.04
следующего года
|
ОУО
(МОУО)
|
|
5.
Использованные материалы для
оформления ответов участников ЕГЭ
|
с
01.09
текущего года
до 01.04
следующего года
|
ОУО
(МОУО)
|
|
6.
Использованные материалы проверки
ответов участников ЕГЭ
|
с
01.09
текущего года
до 01.04
следующего года
|
ОУО
(МОУО)
|
|
7.
Имеющие полиграфические дефекты
или испорченные бланки свидетельств
о результатах ЕГЭ
|
до
01.08
текущего года
|
ОУО
(МОУО)
|
|
8.
Неиспользованные бланки
свидетельств о результатах ЕГЭ
|
Подлежат
использованию
при проведении
ЕГЭ в следующем
году
|
ОУО
(МОУО)
|
|
9.
Заполненные бланки свидетельств,
не востребованные выпускниками
(поступающими)
|
5
лет
|
ОУО
(МОУО)
|
|
10.
Ведомости учета выдачи
свидетельств о результатах ЕГЭ
|
5
лет
|
ОУО
(МОУО)
|
|
11.
Акты приемки-передачи материалов
и документов
|
5
лет
|
ОУО
(МОУО)
|
|
12.
Акты об уничтожении свидетельств
о результатах ЕГЭ
|
5
лет
|
ОУО
(МОУО)
|
|
13.
Протоколы ГЭК о результатах ЕГЭ
|
5
лет
|
ОУО
|
|
14.
Внешние носители с электронными
файлами обработки
|
5
лет
|
РЦОИ
(ОУО)
|
--------------------------------
<1> В соответствии с классификацией, приведенной в п. 2.1
настоящих рекомендаций.